Toulouse Métropole Habitat : des outils digitaux pour la proximité !

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Toulouse Métropole Habitat est un bailleur social dont le périmètre d’action, s’étend autour de l’agglomération toulousaine.

Avec plus de 15 000 nouveaux arrivants par an, Toulouse Métropole Habitat se voit répondre à une demande de logement HLM de plus en plus importante. Le patrimoine doit donc être optimisé par une offre efficace et diversifiée afin de correspondre aux besoins de la population.

Objectifs et enjeux

Dans le cadre de la réorganisation de la proximité de 2017, l’objectif initial était de doter le personnel de proximité d’un outil mobile améliorant leur efficacité notamment sur le traitement des demandes des locataires.

Il s’agissait au préalable de réaliser un diagnostic de la situation actuelle tant au niveau des métiers qu’au niveau du système d’information. La finalité était de remplacer le logiciel existant d’état des lieux et de mettre en place une gestion complète de la réclamation y compris pour les équipes de terrain.

Les enjeux de ce projet se situaient dans l’accompagnement de la réorganisation, le respect des processus et des méthodes inscrites dans les démarches qualité, mais aussi une forte adhérence avec les logiciels constitutifs du système d’information actuel.

Solution choisie

Toulouse Métropole Habitat a choisi la solution Novamap 100% mobile pour ses capacités d’intégration avec l’ERP et l’outil de GRC.

Les modules Novamap retenus par Toulouse Métropole Habitat sont la surveillance du patrimoine, la gestion des réclamations en mobilité, les états des lieux, le suivi des retards de paiement. La priorité de mise en œuvre était le remplacement du logiciel d’état des lieux existant.

Enfin, le module N’Connect pour la conception de connecteurs en web services avec l‘ERP Cassiopae et SageCRM pour assurer un fonctionnement fluide de l’architecture SI.

Un déploiement en mode projet

Février à Octobre 2017

-Lancement du projet

-Démarrage et mise en production du premier lot états des lieux

Eté 2018

-Lancement en production du lot visites – sécurité du patrimoine

-Lancement en production du lot retards de paiement

Janvier 2019

-Lancement en production du lot affaires

-Formation sur les bons de commande et les bons de travaux

Septembre 2020 – Juin 2021

Paramétrage et développement de l’application régie : démarrage du paramétrage ainsi qu’une mise en production prévu avec une latence de 9 mois.

Ce projet a accompagné la réorganisation des 75 utilisateurs terrain dans un contexte de transformation de la gestion de proximité.

Les particularités technologiques du projet sont la connexion en web service avec le système d’information de manière bidirectionnelle et en quasi-temps réel.

Cette mise en œuvre a été accompagnée par des réunions de pilotage mensuel avec tous les métiers concernés par le projet, soutenues par la conduite d’atelier régulier de spécification pour comprendre le besoin et le faire évoluer, mais aussi l’adaptation régulière du progiciel aux besoins métiers de l’organisme.

Résultats et bénéfices constatés

Toulouse Métropole Habitat a pu observer l’effectivité et l’utilisation de la solution NOVAMAP pour les usagers des états des lieux pour des contrôles de sécurité et des retards de paiements.

Les outils ont été très rapidement utilisés par les employés et par les managers. Ils ont été le support à la transition fonctionnelle.

Les affaires sont surtout employées pour visualiser sur la tablette les questions d’échanges et de commentaires.

En somme, les outils ont été très rapidement adopté par les équipes de terrain et les managers de Toulouse Métropole Habitat. Ils témoignent de la réussite du projet de transformation et de la qualité de leur accompagnement dans cette transition fonctionnelle.

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Novamap

180 avenue du Prado
13008 Marseille

Tél. : 04 91 58 00 40

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