Logiciel état des lieux
Réalisez vos états des lieux depuis votre application sur le terrain
Améliorez la relation avec vos locataires grâce à un logiciel d’état des lieux (EDL) pratique et facile à prendre en main.
L’application d’EDL de Novamap permet :
- à vos équipes de terrain de réaliser les états des lieux en mobilité
- aux managers de suivre et piloter les états des lieux depuis leurs bureaux
Ils nous font confiance
Tirez-vous le maximum de vos états des lieux ?
Quand on gère un patrimoine immobilier conséquent, les problématiques liées aux états des lieux sont souvent les mêmes.
Des délais de relocation trop longs (parfois + de 90 jours), des constats contestés, un manque de coordination entre les services, des données dispersées qui compliquent le pilotage…
Et s’il était possible de faire différemment ? De gagner en efficacité dans la réalisation et le suivi des états des lieux, et de faire des EDL un levier de connaissance patrimoniale ?
Découvrez le logiciel d’état des lieux Novamap +
Réalisation des EDL en mobilité
Fluidifiez la réalisation de l’état des lieux
Novamap permet à vos équipes de terrain de réaliser les états des lieux entrants, pré-sortants et sortants, directement sur le terrain :
- Réalisation et saisie des EDL
- Notification locataire par SMS pour rappel des dates
- Constats complémentaires
- Décompte des réparations locatives
- Collecte et mise à jour des équipements
Suivi et pilotage des EDL
Pilotez efficacement vos états des lieux
Améliorez le pilotage de vos états des lieux grâce à l’application Novamap :
- Tableaux de bord spécifique aux EDL
- Suivi des états des lieux à distance
- Gestion de la validation du décompte
- Gestion des dates et des photos
Un logiciel d’état des lieux boosté à l’IA
Réalisez des états des lieux plus précis et plus complets
Collectez et mettez à jour les données des parties privatives lors des visites de patrimoine sur la base des photos prises par vos agents sur le terrain.
L’IA embarquée dans les formulaires de Novamap + analyse automatiquement les photos à la volée pour détecter et proposer des mises à jour des équipements : identification de l’équipement, évaluation de l’état…
Etats des lieux, visites de sécurité, audit de patrimoine .. Vos équipes sont plus efficaces et la donnée collectée est plus homogène et plus fiable.
Pourquoi mettre en place un logiciel d’état des lieux ?
Rapidité et transparence
L’état des lieux est signé électroniquement et envoyé immédiatement au locataire. Cela réduit les contestations et renforce l’image de modernité.
Interopérabilité avec le SI
Le logiciel d’état des lieux se connecte au logiciel de gestion locative pour importer les informations du logement et exporter automatiquement les réparations.
Travail hors connexion
Réalisez vos états des lieux dans 100% des cas, y compris dans des zones qui ne sont pas couvertes par les réseaux. Toutes vos données sont synchronisées dès que la couverture réapparait.
Précision
L’IA embarquée dans Novamap + analyse automatiquement les photos prise lors des états des lieux pour détecter les équipements, évaluer l’état et proposer des mises à jour. Quelque soit l’utilisateur, vos données sont plus fiables et standardisées.
Gain de temps
Novamap constate que la durée d’un EDL varie de 20 à 200 min selon le type de logement et l’organisation, avec une moyenne de 60 min. L’IA permet de gagner environ 15 min/EDL lors des expérimentations financées par le Fonds de soutien à l’innovation.
Un logiciel d’état des lieux… qui va plus loin que l’état des lieux !
Pour vous apporter le maximum d’efficacité et offrir un service fluide au locataire, votre logiciel d’état des lieux ne doit pas se limiter à la saisie du formulaire d’EDL mais doit outiller toutes les étapes du processus de relocation. C’est ce que fait l’application d’état des lieux de Novamap +.
Commandez vos travaux en mobilité
Dès la fin du constat, l’agent sélectionne les prestations dans le bordereau de prix (unitaires ou forfaitisés) et valide la commande depuis la tablette ou le smartphone. Les informations (type de prestation, quantité, localisation) sont transmises instantanément à l’entreprise, réduisant les délais de démarrage.
Faites signer le bail sur site ou à distance
Après la visite conseil et la planification des travaux, la signature du bail peut être réalisée lors de l’EDL d’entrée ou en ligne grâce à une signature avancée via un tiers de confiance. Cette flexibilité améliore la réactivité et la qualité de service.
Evaluez en temps réel les dégradations
Le logiciel d’état des lieux intègre la grille de vétusté et les barèmes de prix. L’agent peut estimer immédiatement les montants imputables au locataire (remplacement de revêtement, réparation d’un équipement) et lui présenter un relevé provisoire. Cette transparence renforce la confiance et limite les contestations.
Réceptionnez les travaux en mobilité
L’agent suit l’avancement des travaux, coche les prestations réalisées, ajoute des photos après travaux et valide la levée des réserves. La base est mise à jour en temps réel et les entreprises reçoivent la réception sans retard.
Réalisez vos avenants et constats intermédiaires dans l’application
L’application d’état des lieux Novamap + vous permet de créer un avenant à l’EDL initial lorsque le locataire complète le document dans les dix jours, ou lorsqu’un constat intermédiaire est nécessaire (demande de mutation, dégât des eaux, contrôle de chantier). Ces actes sont enregistrés et horodatés.
Questions fréquentes sur les EDL :
Qu'est-ce qu'un logiciel d'état des lieux ?
Un logiciel d’état des lieux en mobilité permet de réaliser, signer et archiver des EDL directement sur smartphone ou tablette. Il offre des fonctionnalités comme la saisie des observations sur site, l’ajout de photos, la personnalisation des modèles, et la signature électronique. Les données sont synchronisées et archivées automatiquement. Idéal pour les bailleurs et agents, un logiciel d’état des lieux simplifie le processus, améliore la traçabilité et réduit les erreurs administratives.
Comment choisir un logiciel d'état des lieux ?
Pour bien choisir votre logiciel d’état des lieux, soyez vigilant aux points suivants :
- Personnalisation des modèles : Vérifiez qu’il permet de créer des EDL adaptés à vos besoins spécifiques.
- Ajout de médias : Priorisez un logiciel EDL qui intègre facilement des photos et vidéos pour documenter les constats.
- Signature électronique : Assurez-vous qu’il propose une validation rapide et légale par les parties concernées.
- Accessibilité mobile : Optez pour une solution utilisable sur tablette ou smartphone pour un usage en mobilité.
- Centralisation et archivage : Vérifiez la capacité à enregistrer et classer les états des lieux dans une base sécurisée et consultable.
- Interface intuitive : Choisissez un logiciel EDL simple à utiliser, même pour les utilisateurs non techniques.
- Synchronisation en temps réel : Préférez un outil qui permet de synchroniser les données avec votre système central.
- Conformité légale : Assurez-vous qu’il respecte les exigences réglementaires liées aux états des lieux.
- Support technique : Privilégiez un éditeur qui offre un accompagnement efficace et une assistance rapide.
- Rapport qualité-prix : Évaluez son coût par rapport aux bénéfices attendus, comme le gain de temps et la réduction des litiges.
Ces critères garantissent une gestion fluide, fiable et professionnelle des états des lieux.
Puis-je réaliser l'état des lieux depuis mon smartphone ?
Oui, vous pouvez réaliser vos états des lieux depuis votre smartphone ou votre tablette Android ou IOS via l’application Novamap + téléchargeable depuis les stores.
Votre logiciel d'état des lieux est-il compatible avec mon logiciel métier ?
Novamap + offre un vaste panel d’API et de connecteurs pour se lier à d’autres logiciels de votre système d’information et dispose déjà de nombreuses possibilités de connexion et d’interface : PIH, PREM Habitat, Ulis, IKOS…
Puis-je accéder aux données d'état des lieux depuis mon ordinateur ?
Oui, l’application d’état des lieux de Novamap + est accessible à la fois sur smartphone et tablette pour permettre aux utilisateurs de réaliser les actions sur le terrain, ainsi que sur ordinateur pour permettre aux managers et à la direction de bénéficier d’outils de pilotage et de suivi.
La signature électronique de l'état des lieux et du bail sont-elles légales ?
La signature des états des lieux se fait généralement directement sur la tablette ou le smartphone au moyen d’un paraphe numérique tracé à l’écran.
Cette pratique est largement admise par les locataires et les bailleurs car l’EDL n’est pas un acte juridique engageant financièrement : il constitue un constat contradictoire. Les tribunaux acceptent ce type de signature simple comme preuve, tant que le document signé est conservé et qu’il est remis à chaque partie.
À l’inverse, la signature du bail est un acte juridique qui engage les parties sur le long terme : elle doit être réalisée via un tiers de confiance et une signature électronique qualifiée (niveau avancé) conformément au règlement eIDAS.
La signature du bail peut être faite à distance ou lors de la visite d’état des lieux, avec un contrôle d’identité et un horodatage certifié.