Domnis dématérialise ses états des lieux

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Présente depuis 60 ans, l’Entreprise Sociale pour l’Habitat DOMNIS a pour mission la gestion immobilière des résidences sociales via des partenariats avec les collectivités locales. Dans une démarche environnementale, les logements proposés répartis en Ile de France, dont principalement dans le Val-d’Oise et les Yvelines, s’inscrivent dans une architecture qualitative.

Objectifs et enjeux

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation des états des lieux, les objectifs de DOMNIS étaient les suivants :

  • La dématérialisation des états des lieux entrants, pré-visites et états des lieux sortants ;
  • La récupération dans l’application de tous les équipements et les situations déjà créés dans l’ERP de DOMNIS ;
  • Le choix de l’attributaire pour les commandes de prestations de remise en état en fonction des délais, de la capacité de prise en charge et du coût de la prestation globale.

« Après analyse de plusieurs solutions, nous avons choisi Novamap pour la richesse des fonctionnalités mais aussi la facilité d’utilisation sur le terrain.

Avec Novamap tout a été pensé pour une grande facilité d’utilisation par le gardien, de l’ergonomie aux fonctionnalités, ce qui facilite son travail au quotidien. »  

Clarisse Tabart, Directrice Adjointe Patrimoine chez Domnis 

Solution choisie

Mi-2019, la direction de DOMNIS a retenu la solution NOVAMAP qui procure les avantages suivants : 

  • Les états des lieux via N’Keep sur tablette Android ;
  • La saisie sécurisée et conforme au RGPD des nouvelles coordonnées bancaires du locataire sortant ;
  • Le calcul et la génération du décompte de réparation locative pendant l’état des lieux sur la tablette ;
  • La préparation des commandes à partir du décompte de réparation locative ;
  • L’interrogation des prestataires du marché multi-attributaires avant l’acceptation de la commande,  la traçabilité du processus.

Pour répondre à ces besoins, trois applications NOVAMAP ont été déployées :

  • N’Lead : portail web pour les équipes sédentaires, les managers et la direction ;
  • N’Keep : application pour les équipes de proximité ;
  • N’Connect : Module de synchronisation entre le système d’information du client et la plateforme NOVAMAP avec le robot RANOREX d’automatisation de saisie.

Un déploiement en mode projet

Août  à Novembre 2018

-Phase de recensement des besoins par ordre de priorité 

-Travail en mode projet entre les référents informatiques DOMNIS et NOVAMAP 

-Constitution de la base documentaire et mise à jour des informations sur le  patrimoine existant chez le bailleur

2019

-Réalisation des développements et paramétrages

2020 – Mars 2021

-Déploiement du pilote sur une durée aménagée compte tenu de la pandémie

-Mise en production et formation de l’ensemble des utilisateurs dont notamment les gardiens entre décembre 2020 et mars 2021

Résultats et bénéfices constatés

  • La solution NOVAMAP a permis d’optimiser l’organisation des données techniques 
  • Les processus métiers employés (états des lieux, bons de commande et l’option contrôle de sécurité) sont utilisés sur le terrain et facilitent le travail des équipes 

« Avant l’adoption de la solution Novamap le processus de choix du prestataire le moins disant était fastidieux car les tableaux comparatifs et les pourcentages étaient réalisés avec l’aide d’une calculette. A travers l’outil Novamap, tout est calculé automatiquement, il suffit d’un clic pour choisir l’entreprise.

Les avantages procurés par la solution sont nombreux, je soulignerais surtout le temps libéré aux gardiens pour leur permettre de traiter d’autres taches ».

La solution Novamap a su répondre à nos besoins. L’équipe est satisfaite et la solution est utilisée au quotidien pour la réalisation de 100% des états des lieux en numérique. 

Enfin, si je devais décrire Novamap cela passerait par une bonne communication, une réactivité et beaucoup de clarté dans nos échanges. » Clarisse Tabart

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Novamap

180 avenue du Prado
13008 Marseille

Tél. : 04 91 58 00 40

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